商務(wù)信函屬于比較拘謹(jǐn)正式的公文體，行文端正，用字洗練，一般遵守商務(wù)英語(yǔ)的寫(xiě)作原則，即5“C”原則：正確（correctness）、簡(jiǎn)潔（conciseness）、清楚（clearness）、完整（completeness）、禮貌（courtesy）。具體來(lái)講，有以下幾方面內(nèi)容。
1.遵循“忠實(shí)，通順”的翻譯標(biāo)準(zhǔn)
例如：“We have obtained your name and address from the Singapore Chamber of Commerce, who have told us that you wish to import electric goods manufactured in China. ”原譯為：“我方從新加坡商會(huì)處獲悉貴方的名稱和地址，得知貴方有意進(jìn)口中國(guó)制造的產(chǎn)品?！贝司涞姆g應(yīng)該說(shuō)非常通順，注重了信函的語(yǔ)言特點(diǎn)，但是它并沒(méi)有做到忠實(shí)的原則，譯文中漏譯了“electric”。再如：“I have the honor to notify you that we have commenced a business as commission agents for British goods.” 原譯為：“我很榮幸地告知你我們已經(jīng)開(kāi)始了一項(xiàng)業(yè)務(wù)，來(lái)作為英國(guó)貨物的代理”。這句的翻譯中絕對(duì)忠實(shí)于原文，但卻不能夠達(dá)到通順的要求，讓人讀起來(lái)感到特別生硬，須調(diào)整語(yǔ)序譯為：“我們已經(jīng)開(kāi)始了經(jīng)營(yíng)代銷英國(guó)貨物的業(yè)務(wù)，特此通告?！?/p>
2.注意信函結(jié)構(gòu)程式化的翻譯
英漢兩種語(yǔ)言在信函結(jié)構(gòu)程式上有一定的差別。如收（寄）信人的地址、寫(xiě)信時(shí)間及他們的位置都是不一樣的，需要我們?cè)诜g時(shí)做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)目的語(yǔ)的格式規(guī)范。例如：把英語(yǔ)地址由小到大的順序譯為漢語(yǔ)的由大到小的順序，或者有時(shí)根據(jù)漢語(yǔ)的習(xí)慣把地址欄省去；把時(shí)間也由英語(yǔ)當(dāng)中的日/月/年或月/日/年的順序改譯為漢語(yǔ)中的年/月/日的順序。例如：
John Wanamaker68 Fifth Street Philadelphia 11 U.S.A
美國(guó)費(fèi)城第十一郵區(qū)第五大街68號(hào) 約翰·華納麥克先生
2 November 2006 2006年11月2日
3.運(yùn)用套譯的翻譯方法
（1） 稱呼語(yǔ)的套譯
英文信函中常用的是“Dear Sir(s)/Madam/Gentlemen/Ladies”等，此處的“Dear”只是一種表示對(duì)收信人的尊稱，是一種禮貌的習(xí)慣性表達(dá)方法，并不等同于漢語(yǔ)中的“親愛(ài)的”，因此，根據(jù)漢語(yǔ)習(xí)慣我們可以套譯為：“尊敬的閣下/先生/女士/夫人”，有時(shí)也可以套譯為：敬啟者、謹(jǐn)啟者、執(zhí)事先生、尊鑒、臺(tái)鑒等。
（2） 結(jié)尾敬語(yǔ)的套譯
結(jié)尾敬語(yǔ)的表達(dá)方式有很多，例如：Yours faithfully，F(xiàn)aithfully yours，Yours truly，Best regard，Sincerely，Best wishes，Yours sincerely，Kind regards等等。它們可以直接套譯為：“謹(jǐn)上、敬上、謹(jǐn)啟、順致敬意”等，而不能直接按照字面意思進(jìn)行翻譯。
（3） 信函正文中一些敬辭和謙辭的套譯
商務(wù)信函的一大特色就是措辭婉約、注重禮節(jié)、多用套語(yǔ)。英語(yǔ)商務(wù)信函中頻繁使用 appreciate，esteem，favor，grateful，kindly，oblige，please，pleasure，Allow us...，Permit us to...，May we...等等。而漢語(yǔ)中常用的一些敬辭包括：“您鑒、貴方、貴國(guó)、貴公司、閣下、敬復(fù)、敬悉、惠請(qǐng)、惠函、惠顧、賜復(fù)、奉告、承蒙、恭候”等等；常見(jiàn)的一些謙辭包括：“敝人、敝公司、敝處、卑職、愚見(jiàn)、拙見(jiàn)、拙作、拜讀、過(guò)獎(jiǎng)”等等。例如：
We have pleasure in acknowledging receipt of your esteemed favor of the 8th May.
敬悉貴公司5月8日來(lái)函。
Kindly provide us with all possible information on your market.
惠請(qǐng)告知你方市場(chǎng)詳情。
4.要注意禮貌原則
禮貌原則，分為六大準(zhǔn)則：策略準(zhǔn)則、慷慨準(zhǔn)則、贊譽(yù)準(zhǔn)則、謙遜準(zhǔn)則、一致準(zhǔn)則、同情準(zhǔn)則。這些準(zhǔn)則解釋了有的交際語(yǔ)言比較禮貌的原因，當(dāng)然這并不意味著最禮貌的形式總是最合適的，因此在商務(wù)信函的翻譯中我們也要這樣對(duì)待。
（1）策略準(zhǔn)則和慷慨準(zhǔn)則
這兩項(xiàng)準(zhǔn)則常用于指令和承諾，對(duì)于咨詢信息、發(fā)盤(pán)還盤(pán)、商議付款條件、索取免費(fèi)產(chǎn)品以及就賠付方式進(jìn)行交涉等方面比較適用。如：
Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs for these items.
若貴方需要，本公司將樂(lè)意寄上目錄以及這些項(xiàng)目的出口價(jià)格以及預(yù)估的運(yùn)輸費(fèi)。
（2）贊譽(yù)準(zhǔn)則和謙遜準(zhǔn)則
這兩項(xiàng)準(zhǔn)則要求盡量減小對(duì)別人的貶損，夸大對(duì)別人的贊揚(yáng)以及縮小對(duì)自己的贊揚(yáng)，夸大對(duì)自己的貶損。在商務(wù)信函中這兩項(xiàng)準(zhǔn)則常見(jiàn)于試探合作意向、商談合作細(xì)節(jié)或是感謝信當(dāng)中。如：
We were pleased to know from your letter of 24th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for. Also enclosed you will find details of our conditions of sale and terms of payment.
奉讀10月24日來(lái)函，欣悉你們對(duì)我們的產(chǎn)品有興趣。茲附上你們所要求的商品目錄和價(jià)目表，并附上我們的售貨條件和付款方式。
（3）一致準(zhǔn)則和同情準(zhǔn)則
根據(jù)這一原則，貿(mào)易雙方應(yīng)盡量擴(kuò)大一致，減少分歧。如：
We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.
我們已對(duì)此事進(jìn)行調(diào)查，愿意對(duì)貴方給予合理賠償，不過(guò)不是貴方索賠的金額，因?yàn)槲覀兛床怀鰮p失何以超過(guò)貨物實(shí)際價(jià)值的一半以上。
寫(xiě)信人在指出對(duì)方索賠金額數(shù)目不合理之前首先表明愿意承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，目的在于盡量消除談判的障礙，從而擴(kuò)展了雙方的一致，確保了合作的順利進(jìn)行。
At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.
不管怎樣，從貴方聞悉發(fā)生這一不幸事件，我們深表遺憾。如有必要，我們將很樂(lè)意代為貴公司向船方提出交涉。
以上這一事例真切地表達(dá)了貿(mào)易一方對(duì)遭受損失一方的慰問(wèn)及希望給予對(duì)方幫助之意，充分體現(xiàn)了同情準(zhǔn)則的要求。
實(shí)例分析
Dear Mr. Blake,
I am sorry that we cannot accept your request for delay in delivery.
Our project is in great need of these builiding materials, otherwise we cannot complete the task. If it is impossible for you to deliver them on time, we shall have to cancel the order.
We are sorry to cause you any inconvenicence. Thank you for your understanding.
Yours sincerely,
CON Build Company
尊敬的布萊克先生：
很抱歉，我們不能同意您延遲交貨的請(qǐng)求。
我們的工程急需這批建筑材料，否則將無(wú)法完工。如果您不能按時(shí)交貨，我們只好取消訂單。
給您帶來(lái)不便，我們深感抱歉。感謝您的理解。
