隨著組織在國內(nèi)市場之外的擴(kuò)張，他們將不可避免地面臨管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的挑戰(zhàn)，并且必須決定內(nèi)部溝通的最佳方法和工具。那么，遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該如何充分利用自己的情況呢？
有一個(gè)故事，講的是一個(gè)18世紀(jì)的外交官在亞洲的一個(gè)艱苦崗位上，不斷乞求被允許離開他的崗位。由于與倫敦的通信延遲了一年或更長時(shí)間，他等了許多年才得到任何答復(fù)。最終，他鼓足勇氣，鍥而不舍地走回了自己的路。當(dāng)他到達(dá)白廳時(shí)，他遇到的每個(gè)人都對他等了這么久才回來表示驚訝。
跨國組織不再面臨早期帝國所經(jīng)歷的溝通延遲，但跨多個(gè)時(shí)區(qū)的團(tuán)隊(duì)工作仍面臨巨大挑戰(zhàn)。
遠(yuǎn)程辦公團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該如何充分利用自己的情況？我們將參考經(jīng)驗(yàn)豐富的全球團(tuán)隊(duì)的建議，并提出一些有用的工具來幫助遠(yuǎn)程同事高效、和諧地工作。
遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的重要提示
試圖召集所有人開電話會議是一個(gè)挑戰(zhàn)。幾次小型會議可能比一次大型會議更好。
很多團(tuán)隊(duì)每天檢查五分鐘。
這種簡短的日常會議有助于建立融洽的關(guān)系，確保每個(gè)人都能看到，并解決小問題。只是不要試圖讓它長時(shí)間爬行，以免它進(jìn)入工作時(shí)間。
投資技術(shù)支持。如果您依賴通信技術(shù)，請確?？焖俳鉀Q故障。
另一個(gè)技巧是讓所有團(tuán)隊(duì)使用相同類型的技術(shù)，因?yàn)檫@可以最大限度地減少干擾，并幫助他們分享最佳實(shí)踐，共同解決問題。
允許人們自由設(shè)定自己的時(shí)間。如果你堅(jiān)持所有全球員工的朝九晚五工作，你不太可能重疊。有些人可能更喜歡7-3份工作，這樣可以更好地與其他全球辦公室同步工作時(shí)間。
如果你正在處理嚴(yán)重的時(shí)差，你可能只有一個(gè)短暫的溝通窗口。確保兩邊都是自由的。
尊重睡眠。期望你的同事不斷破壞他們的生物鐘是不可持續(xù)的。從長遠(yuǎn)來看，這可能會導(dǎo)致成本，包括更多的缺勤和工作中可能發(fā)生的更多事故。休息隊(duì)工作得更好。
給人們時(shí)間來恢復(fù)睡眠模式被打亂的地方。期望人們在長途飛行后直接去辦公室是不合理的。
團(tuán)隊(duì)工具
有各種免費(fèi)和低成本的在線工具和應(yīng)用程序可用于支持您團(tuán)隊(duì)的遠(yuǎn)程協(xié)作。
這里只是一個(gè)概述:
為了你的公司像TeamUp一樣運(yùn)行一個(gè)全球日歷，并用關(guān)鍵事件(如當(dāng)?shù)丶倨?和其他干擾(如團(tuán)隊(duì)出發(fā)日)更新它。
Hipchat為1-2-1和群組提供內(nèi)部即時(shí)消息，以及一些文件存儲和視頻聊天。
Slack提供可搜索的聊天和團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具，這些工具與您的企業(yè)可能正在使用的其他文件托管工具(如Dropbox)完美集成。
許多遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)向Trello發(fā)誓，對于視覺思考者來說，Trello是一個(gè)特別有用的項(xiàng)目管理工具。Basecamp還提供有用的項(xiàng)目管理功能來支持項(xiàng)目的遠(yuǎn)程協(xié)作。
每個(gè)時(shí)區(qū)都允許您立即查看同事的時(shí)間。
不要微觀管理
在一個(gè)跨越巨大地理距離的團(tuán)隊(duì)中工作并不像你想象的那么現(xiàn)代。
通過創(chuàng)造最先進(jìn)的交通基礎(chǔ)設(shè)施，羅馬人掌握了對其龐大帝國活動的控制權(quán)。他們還利用法律框架、官僚制度和對地方當(dāng)局的正式控制，創(chuàng)造出令人印象深刻的方式來經(jīng)營他們的帝國。
最終，這種致力于控制帝國每個(gè)角落的生活意味著羅馬人過于自負(fù)。管理他們龐大組織的成本變得太大，中心無法承受，最終崩潰了。
英屬東印度公司試圖組建一個(gè)全球性的帝國管理團(tuán)隊(duì)，工作距離比羅馬人更遠(yuǎn)。公司這種方法是嚴(yán)格控制和寬松政策的結(jié)合。中央權(quán)力平衡了嚴(yán)格的官僚控制，使地方運(yùn)營商能夠在沒有倫敦任何指導(dǎo)的情況下自由做出決定。在和公司當(dāng)海外代理需要幾個(gè)月的時(shí)間來交換通信時(shí)，這是非常重要的。
現(xiàn)代通信技術(shù)使中央管理層能夠獲得更大的可見性，并對世界各地的衛(wèi)星小組施加更大的控制。然而，只是因?yàn)榭偸枪緭碛袑λ耐耆刂凭鸵欢ㄒ馕吨鼞?yīng)該嗎？
跨國國家公司我們的區(qū)域團(tuán)隊(duì)很高興終于招聘到了他們需要的高級人力資源經(jīng)理，但被告知1000英里外的總部不會對招聘做出最終批準(zhǔn)。
為什么？新招募的人物沒有根據(jù)他們的筆跡樣本進(jìn)行測試。雖然總部沒有人見過這個(gè)候選人，但是根據(jù)她用筆的方式，他們認(rèn)為她人品很差。
這個(gè)故事雖然明顯荒誕，卻凸顯了現(xiàn)代傳播與過度控制管理相結(jié)合時(shí)的問題。堅(jiān)持覆蓋了解他們當(dāng)?shù)匚幕h(huán)境和運(yùn)營的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)所做的決策，也就是拋棄遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)帶給組織的最有用的資產(chǎn)——當(dāng)?shù)刂R。
超出他們自己做決定的能力不僅會導(dǎo)致怨恨，還會忽略一個(gè)事實(shí)，即本地團(tuán)隊(duì)通常最知道什么對他們的業(yè)務(wù)是正確的。與全球團(tuán)隊(duì)打交道的關(guān)鍵挑戰(zhàn)是確保每個(gè)人都有動力并朝著同一個(gè)方向前進(jìn)。如果您的企業(yè)希望其遠(yuǎn)程操作發(fā)展壯大，就應(yīng)該避免來自中央辦公室的微觀管理的誘惑。
